| Ta sestavek vsebuje zbrane misli, pripombe in
predloge, ki jih je Pronet zbral s svojimi in tujimi
(Unisoft d.o.o. Zagreb) izkušnjami pri uvajanju ERP (Enterprise
requirements planing) sistemov. Ciljna skupina, kateri
je namenjen ta dokument so izvršni direktorji, člani upravnih
in nadzornih odborov ter upravitelji podjetij. Sestavek je splošnega
pomena in vsaka podobnost s katerim obstoječim podjetjem je zgolj naključna.
Opisane so najbolj pogoste
napake storjene pred in v teku uvajanja ERP projekta, hkrati pa so opisane
strategije, s katerimi se je možno izogniti zelo dragim posledicam omenjenih
napak.
Če imate vprašanja ali pomisleke glede zapisanega bomo
počaščeni, če se boste obrnili na nas in vam lahko ponudimo še podrobnejše
nasvete. Če ugotovite, da obstaja še sedmi smrtni greh pri uvajanju ERP
sistemov nam dovolite, da ga poskušamo skupno rešiti.
Greh številka 1: Nerazumevanje pomena in resnosti
tega v kar ste se spustili
- Če ste sprejeli odločitev o uvajanju ERP sistema, je to verjetno
zadnjikrat, ko uvajate globalne spremembe v vašem
poslovnem sistemu. Vse nadaljnje spremembe bodo v glavnem nadgradnja
ali izboljšanje že izbrane osnove (platforme). Osnovna platforma in
njena sestava ostaja v glavnem nespremenjena.
- Veliko pozornosti je potrebno posvetiti iskanju prave ERP rešitve.
O tem je potrebno razmišljati kot o prepuščanju vaše poslovne strategije
v informatiki vašemu dobavitelju programske opreme. Zato je ključnega
pomena izbrati pravi ERP sistem za vaše podjetje.
V fazi izbiranja morate razmišljati tudi o drugih vidikih in ne samo
ceni in funkcionalnosti. Vizija in odzivnost dobavitelja ERP sistema
so enako pomembni kot trenutne funkcionalnosti in možnosti programske
rešitve.
- Projekti uvajanja ERP sistemov so v glavnem kompleksni in zagotovo
bodo imeli vpliv na vsako osebo v vašem podjetju
in na vsako področje delovanja vašega podjetja. Da bi se dosegel maksimalni
učinek uvajanja ERP sistema je potrebno vse v podjetju postaviti pod
vprašaj.
- Pri uvajanju ERP sistemov gre za poslovni projekt in ne
za informacijski projekt, zato zahtevajo močno podporo vodstva.
Mnogi projekti uvajanja ERP sistemov niso uspeli, ker so bili v podjetju
sprejeti kot projekti v informatiki in ne kot projekti spremembe poslovnega
sistema.
- Nikoli ne podcenjujte velikosti in vpliva ERP projekta
in mu posvetite polno pozornost. Veliko projektov ''trpi'' zaradi
vzporednih aktivnosti, ki se odvijajo v podjetju. Vsem pobudam in
aktivnostim, ki jih izvajate v podjetju dodeljujte takšne prioritete,
ki bodo zagotavljale, da bo projekt uvajanja ERP sistema pravilno
izveden in dokončan.
Greh številka 2: Projektu niso dodeljeni kvalitetni
in pravi ljudje
- Veliko projektov uvajanja ERP sistemov se znajde v težavah, ker
so na njih angažirani napačni ljudje. Projektna ekipa mora
imeti ustrezno znanje o poslovanju podjetja, hkrati pa morajo
biti vsi člani ekipe kreativni in pripravljeni na sprejemanje izzivov
v borbi proti statusu quo, kjerkoli je to potrebno.
- Vodstvo podjetja mora zaupati projektni ekipi in vodji
projekta. Samo tako bodo njihove odločitve dobile ustrezen
pomen in težo. Člane ekipe je treba vzpodbujati k sprejemanju ključnih
poslovnih odločitev, hkrati pa jim mora vodstvo dovolj zaupati, da
jih ni potrebno za vsako odločitev kontrolirati.
- Uvajanje novega ERP sistema je odlična priložnost za prestrukturiranje
in oblikovanje svojega poslovnega sistema. Zelo verjetno
je, da boste imeli samo eno priložnost, da to storite po pravilih
stroke, tako kot je treba. Zato vam priporočamo, da v projektno ekipo
imenujete najboljše ljudi. Če se angažiranje ljudi v projektnem timu
ne pozna v vsakodnevnem poslovanju vašega podjetja, potem ste imenovali
zagotovo napačne ljudi.
- Razen članov iz najvišjega vodstva naj ostali člani naloge, ki
sledijo iz sodelovanja v projektnem timu opravljajo v rednem delovnem
času. Ne zahtevajte od ljudi, da bodo opravljali delo v projektnem
timu in svoje redno delo. Njihovo delo začasno dodelite drugim
zaposlenim.
- Vključitev v projektno ekipo povečuje znanje in dojemanje
vsakega njenega člana. Tako veliko članov projektne ekipe
razširi sposobnost razumevanja poslovnih procesov v podjetju. Prispevek
takšnih ljudi je po končanem projektu večji kot je bil pred vključitvijo
v projekt.
- Izkušnje govorijo, da je potrebna uporaba raznih strategij
za motivacijo ekipe. Velikokrat se dogodi, da dnevne naloge
niso končane še pozno v večernih urah. Najdite način dodatne motivacije
za člane ekipe, pa četudi je to še kako skregano z vašo politiko upravljanja
s kadri.
Greh številka 3: Neučinkovito obvladovanje sprememb
- Veliko podjetij podcenjuje posledice sprememb,
ki jih bo povzročila uvedba ERP sistema na zaposlene, na njihove vloge
v podjetju, na potrebna znanja in na celotno organizacijsko strukturo.
- Uspešnemu upravljanju s spremembami (Change management) se le redko
pripisuje potreben pomen in teža, je pa eden od najpomembnejših
faktorjev pri ocenjevanju uspešnosti uvajanja ERP sistema.
- Upravljanje s spremembami zagotavlja, da so zaposleni v podjetju
in podjetje samo sposobni sprejeti nove poslovne procese in sisteme.
Ponavadi se zaposleni upirajo spremembam, razen če ne obstaja
dober razlog, zaradi katerega tega ne počnejo. Poslovodstvo
podjetja je zato zadolženo, da uporabi tehnike ''komunikacije in vplivanja''
na zaposlene, da zagotovi okolje, ki zagotavlja, da se zaposleni ne
upirajo uvajanju sprememb.
- Najboljši način tehnike komuniciranja je uporaba t.i. ''mreže predstavnikov
projekta''. Člani projektnega tima morajo vzpostaviti dobre
odnose z uporabniki, potrebno je izvajati predavanja in predstavitve.
Ljudje tako služijo kot dvosmerni prenosniki informacij. Tako se širijo
informacije o projektu, ki je v teku, hkrati pa dajejo povratne informacije
projektnemu timu.
- Vodje, ki upravljajo s spremembami v podjetju morajo biti kvalitetni
posamezniki, ki imajo v podjetju osebno integriteto in spoštovanje
podrejenih kadrov. Biti mora sposoben razumeti strokovno
podporo ljudi iz podjetja, ki uvaja ERP sistem in uživati mora zaupanje
na vseh nivojih poslovanja v podjetju. Na ta način se v podjetju širi
dobro ozračje in razpoloženje in želja po spremembah, ki je vedno
močnejša od nasprotovanja spremembam.
- Zelo pomemben del upravljanja s spremembami je šolanje
uporabnikov po vnaprej sprejetem programu dela. Vedno je
boljše organizirati širše in smiselno šolanje zaposlenih, kot pa samo
ozko in selektivno utrjevanje novo nastale situacije. Šolanje mora
dati odgovor na to kaj je poslovni cilj projekta in pojasniti mora
nove poslovne procese, nove vloge zaposlenih ki so vključeni v te
procese in novosti v poslovnem procesu nasploh. Šolanje je tudi priložnost,
da ljudje boljše sprejmejo nameščeni sistem in s svojo kreativnostjo
iz sistema izvlečejo čim več koristi.
Greh številka 4: Neprepoznavanje koristi in pozitivnih učinkov
implementacije ERP
- Večina projektov implementacije ERP sistemov sloni na zelo
podrobnih študijah poslovnih primerov (Case studies), ki
so po pravilu večkratno dodelane in usklajene. Po naših izkušnjah,
je le malo teh primerov zagledalo luč sveta, potem ko so upravičili
vložena sredstva.
- Večina vodij projektov zelo podrobno poroča o stroškovnih parametrih
in porabljenem času za implementacijo ERP sistema, le redki pa hkrati
poročajo o koristih in prihrankih implementacije ERP sistemov. Projekt
lahko izpeljemo v predvidenih rokih in v predvidenem proračunu, vendar
če niso ob tem pripravljeni in znani pozitivni učinki implementacije,
ki jih nato uporablja vodstvo za nadaljnje odločitve, potem je vse
skupaj zaman.
- Priporočamo, da se študija poslovnega primera uporabi kot aktiven
dokument, ki služi kot orodje za upravljanje projekta. Študija poslovnega
procesa mora biti ovrednotena po posameznih kritičnih točkah projekta,
tako da je možno opredeliti pričakovane stroške
in pričakovane koristi.
- Spremembe v organizaciji in okolici lahko vplivajo na doseganje
zastavljenih ciljev. Zato morajo študije poslovnih primerov, da bi
bile koristne, vsebovati zelo podrobne informacije.
- Študija poslovnega procesa mora biti osnova za podroben plan pridobivanja
poslovnih koristi z jasno opredeljeno časovno analizo. Tak plan je
potrebno v časovnih intervalih projekta popravljati in usklajevati.
Uskladitev plana mora biti narejena vsaj na koncu projekta, ker drugače
sploh ni možno meriti vseh pozitivnih učinkov uvedbe ERP sistema.
To je tudi pogoj, da se pozitivni učinki tudi dejansko dosežejo.
Greh številka 5: Nesprejemanje
integracij
- Veliko podjetij se upira in ne želi sprejeti nivoja integracije
poslovnega sistema, ki ga omogoča uvedba ERP sistema in želijo
obdržati obstoječo organizacijsko strukturo. Na tak način ostanejo
funkcijski oddelki enaki kot prej, vloga top managementa pa prav tako
ostaja nespremenjena.
- Integracija, ki jo omogoča uvedba ERP sistema pa spremeni klasične
meje med poslovnimi funkcijami in zagotovi informacijo neposredno
v operativo ter tako zmanjša vlogo klasične administracije
v podjetju.
- Tako je potrebno razmisliti o spremembah v organizacijski strukturi
podjetja na nivoju srednje vodstvene strukture z namenom pridobiti
maksimalno korist od uvedbe novega sistema.
- Vloge v podjetju je možno na novo definirati npr. za cel proces,
tako da dodelimo posameznikom odgovornost za posel od začetka
do konca procesa. Npr. ena oseba je lahko odgovorna za cel
proces od naročila, proizvodnje, odpreme pa vse do plačila. S tem
spremenimo klasične vloge vodij nabave, proizvodnje, ... To so tudi
elementi lean managementa.
Greh številka 6: Konec projekta mora biti načrtovan
še pred začetkom projekta
- Veliko podjetij ne razume dolgoročnih posledic uvedbe ERP
sistema do samega zaključka projekta in tako degradirajo
pomen projekta že na samem začetku.
- Če so določena dejstva znana že v samem začetku,
bo to projektni ekipi pomagalo razčistiti mnoge dvome in s tem vplivalo
na boljši končni učinek celega projekta.
- V podjetju mora biti jasno, kakšno strategijo dolgoročne podpore
bodo dali novemu poslovnemu sistemu. Vzpostavitev internih centrov
pomoči je lahko v veliko pomoč in lahko v veliki meri zmanjša
stroške zunanjih svetovalcev. Če je strategija podjetja takšna,
mora od samega začetka pripraviti ljudi, ki bodo po uspešni implementaciji
ERP sistema prevzeli ključna mesta v teh centrih.
- Predvsem pa je potrebno v podjetju razumeti, da je uvajanje ERP
sistema posel, ki dolgoročno gledano, zahteva sprejetje politike stalnih
izboljšav v poslovnem sistemu. Prehod projekta iz statusa
uvajanja v status izboljšav je v nekaterih podjetjih problem, ki zahteva
kvalitetno, strokovno in dolgoročno planiranje.
|
