Ta sestavek vsebuje zbrane misli, pripombe in predloge, ki jih je Pronet zbral s svojimi in tujimi (Unisoft d.o.o. Zagreb) izkušnjami pri uvajanju ERP (Enterprise requirements planing) sistemov. Ciljna skupina, kateri je namenjen ta dokument so izvršni direktorji, člani upravnih in nadzornih odborov ter upravitelji podjetij. Sestavek je splošnega pomena in vsaka podobnost s katerim obstoječim podjetjem je zgolj naključna.

Opisana so štiri pravila, ki se jih je potrebno držati če želite od vsega začetka zagotoviti, da bo vaš novi ERP sistem izpolnil vaša pričakovanja.

 

Če imate vprašanja ali pomisleke glede zapisanega bomo počaščeni, če se boste obrnili na nas in vam lahko ponudimo še podrobnejše nasvete.

Uvod:

ERP in proizvodni sistemi lahko izboljšajo poslovanje podjetja v smislu boljše kontrole nad planiranjem, predračunavanjem, predvidevanjem, finančnimi konsolidacijami, poročanjem za vodstvo. Če ste že sodelovali ali bili celo odgovorni za neuspelo uvedbo ERP sistema, potem imate vsekakor določene ovire in resne pripombe na takšne sisteme. Preden se boste ponovno odločili za nek drugi ERP sistem boste zagotovo dobro premislili. S spodnjim zapisom vam podajamo nekaj predlogov, ki bodo zagotovo zmanjšali vaše tveganje, če se jih boste le držali.
Ne se izogibati uvedbi novega ERP sistema, pa čeprav je to že vaša tretja ali četrta informatizacija podjetja. Vendar tokrat naredite vse po pravilih stroke. Prepričani smo, da potem dolgo ne boste niti razmišljali o uvedbi novega ERP sistema.

Dajmo se kaj naučit iz lastnih in iz tujih izkušenj!

V času po osamosvojitvi se je veliko podjetij odločilo, da bodo uvedle ERP sisteme z namenom izboljšanja učinkovitosti svojih osnovnih poslovnih funkcij kot so nabava, sprejemanje in procesiranje naročil, dobava, terjatve... Vsakdo, ki razume kompleksnost poslovnih sistemov bi pričakoval, da je uvajanje nekega širokega in popolnoma integriranega ERP sistema zelo zahtevno delo. Ampak ljudje so kljub temu v glavnem bili nepripravljeni in niso razumeli v kako zapleteno delo se lahko spremeni uvedba takšnega sistema.

Omenjena zgodba je bila po pravilu toliko slabša, kolikor večji je bil projekt. Znan je primer, ko je podjetje, ki se ukvarja z distribucijo obvestila javnost, da potem ko so porabili 100 milijonov USD in več kot dve leti dela z uveljavljenim dobaviteljem programske opreme, niso v stanju pravočasno obdelati 5% naročil v primerjavi z njihovim starim informacijskim sistemom. Drugi primer, ki je prav tako znan je: podjetje je odstopilo od nadaljevanja uvedbe novega informacijskega sistema, potem ko so stroški, ki so bili predvideni na 20 milijonov USD presegli le-te za 500%.

Iz različnih virov je možno razbrati podatek, da neuspešne uvedbe ERP sistemov dosegajo visok odstotek in sicer od 50 do 75%. V časopisu Fortune 500 je bila objavljena študija iz katere je možno razbrati podatek, da v uveljavljenih podjetjih z letnim prometom več kot 500 milijonov USD presegajo stroški uvajanja ERP sistemov 170% ocenjene prednosti pred začetkom implementacije, medtem ko časovni okviri presegajo načrtovane za do 230% in se pri tem zmanjšujejo funkcionalnosti do 59%. Žal so podobni rezultati tudi v Sloveniji.

Kljub slabim podatkom zapisanih v prejšnjem odstavku podjetja vedno bolj razumejo pomembnost uvedbe pravih ERP sistemov in jih želijo uvesti. Zato je zelo pomembno, da upoštevamo izkušnje pridobljene v preteklih projektih. Tako se postavi vprašanje kako naj podjetja zmanjšajo tveganje z investiranjem časa, denarja in ostalih resursov v implementacijo ERP sistema, s ciljem ustvariti iz tega maksimalne koristi? Upravljavci podjetij se morajo zavedati, da je uvedba ERP sistema veliko več kot samo enostaven nakup programa. Uspešna uvedba bo zahtevala kombinacijo šolanja kadrov, potrebnih dopolnitev oz. prilagoditev, poznavanja podjetniške prakse kot tudi znanj za uvedbo sistema, da bi bilo možno doseči jasne in zadane cilje.

Zapisani štirje nasveti ne obsegajo vseh vidikov uvedbe ERP sistema, vsekakor pa pomagajo pri zmanjšanju tveganja pri uvedbi ERP sistema.

Nasvet številka 1: Razumevanje vaših poslovnih težav

Izkušnje iz slabih in neuspelih uvedb ERP sistemov kažejo, da je v omenjenih podjetjih obstajalo stališče, da bo uvedba novega ERP sistema rešila vse njihove težave. Izkušnje iz slabo uvedenih novih ERP sistemov žal niso uporabljene za pozitivno znanje ampak je veliko število podjetij sposobnih ponoviti enake napake, vendar tokrat veliko hitreje.

Pravi izziv in pravi pristop je tak, da se preveri in preuči način, kako vaše podjetje opravlja svoje delo in da se utrdijo ključni vzorci vseh problemov in vseh situacij, ki bi jih želeli izboljšati. Npr. če se znotraj vaših oddelkov in podjetij znotraj koncerna proces zbiranja podatkov zaradi izdelave finančnega plana izvaja prepočasi, je treba ugotoviti razloge, ki privedejo do tega. Vzrok je lahko v tem, da osebje, ki je zadolženo za dostavo podatkov ne razume pomembnosti in značaja svojega dela in se zaradi tega zgodi, da morajo svoje delo večkrat ponoviti. Mogoče mora oseba zadolžena za kontrolo finančnega plana porabiti preveč časa za razgovore z vodji oddelkov ali direktorji podjetij povezanih podjetij, da bi razumeli pomembnost svojega dela. Mogoče obstoječi informacijski sitem ne dovoljuje avtomatskega dodeljevanja finančnega odstotka posameznim kontom in je potrebno uporabiti druge načine z vzpostavljanjem raznih formul in dodatnih tabel in z veliko ročnega dela. Prav tako je možno, da obstajajo različne variante finančnega plana, ki so shranjene v različnih računalnikih znotraj podjetja in na tak način delajo nered, spodkopavajo zaupanje in zmanjšujejo predanost delu.

Prepričajte se, da razumete kateri podatki so pomembni za posamezne skupine uporabnikov, kako jih morajo koristiti, kateri nivo podrobnosti je potreben, kako tečejo (oz. kako bi morale teči) informacije znotraj podjetja in kako bo sistem vzdrževan. Potrebno je obdelati vse težave, ki se pojavijo z mednarodnim poslom (problemi valut, poročila, ki so potrebna v posamezni državi, kjer želimo poslovati, ?). Četudi to ni trenutni problem, lahko nastane v trenutku, ko želite razširiti vaše poslovanje. Ali vas pri tem vaš ERP sistem podpira?

Preverite, koliko časa vaši informatiki vsak mesec porabijo za izdelavo poročila ali popravljanje napak povezanih s poročanjem za top management in koliko časa za potrebe planiranja in kontrole poslovnega sistema. Ali se lahko takemu delu izognete z orodji, ki omogočajo vodjem, da sami in na skrajno enostaven način za svoje potrebe kreirajo vsa nujna poročila? Ali lahko vaš ERP sistem deluje bolje če zaposleni v informatiki delujejo kot homogena skupina ali pa je delovanje vašega sistema odvisno od enega genija? In kaj bo v primeru, da se temu geniju kaj zgodi ali pa da zapusti vaše podjetje?

Spremljajte konkurenco in se primerjajte z njimi. Pri tem se ne primerjajte s tistimi, ki so slabši od vas ali enaki vam ampak se vedno primerjajte z najboljšimi iz vaše branže. Katere izboljšave so izvedli v svojih procesih? Učinki konkurence so vidni in merljivi. Analizirajte jih. Koliko je konkurenca sposobna povezati svojo strategijo z operativnimi plani? Če želite koristiti vaš ERP sistem kot vačo konkurenčno prednost morate vedeti kaj in kako dela konkurenca!

Oboroženi s popolnim razumevanjem vašega poslovnega sistema in s cilji, ki jih želite doseči z uvedbo ERP rešitve, se spustite v oceno dobavitelja programske opreme in sisteme, ki jih dobavitelji ponujajo. Pri tem je verjetno napomembneje, čeprav se temu največkrat ne posveča dovolj pazljivosti, da dobro ocenite metodologijo uvedbe ERP sistema. Temu posvetite največ svojega časa, ker se vam bo večkratno povrnilo.

Nasvet številka 2: Ocenite dobavitelje, rešitve in metodologijo uvajanja

Največkrat je možno po mnogih dolgotrajnih in mučnih uvajanjih ERP sistema slišati:''Ko bi vsaj imeli boljše šolanje''. Ne se spustiti v oceno dobavitelja programske opreme brez nujnega minimalnega predznanja. Brskajte po internetu, preglejte strokovne revije, obiščite brezplačne e-seminarje, pripravite mailing liste, ?. To so hitri in poceni načini zbiranja in pridobivanja osnovnih informacij o dobavitelju in zmožnostih ERP rešitve. Strokovne analize, ki jih izvajajo podjetja kot so Gartner group in IDC so drage ampak so ti stroški še vedno nemerljivi s škodo, ki lahko nastane z izborom napačnega ERP sistema. Izkoristite te informacije, da bi zožili izbor ERP rešitve.

Ko ste formirali skupino možnih dobaviteljev vašega ERP sistema bodite previdni s tistimi, ki so pripravljeni priti takoj k vam in vam narediti predstavitev, brez predhodnega (grobega) zanimanja in razumevanja o vašem poslovnem sistemu. Ali ste prepričani, da je dobavitelj resen s trditvijo, da bo rešitev zadovoljila vse vaše potrebe sedaj in v bodočnosti, če ne porabi nekaj časa na analizi vašega poslovnega sistema in ne izvrši vsaj minimalnih prilagoditev in sprememb?

Ko ste enkrat na predstavitvi bodite aktivni. Od tega bo v bodoče odvisen vaš poslovni sistem in s tem tudi obstanek na trgu. Izkušeni prodajalec programske opreme in oseba, ki bo vodila predstavitev je vrhunski strokovnjak za prikaz ''idealnega sistema''. Na predstavitvi vam bo prikazana situacija, da je to točno tista rešitev, ki jo potrebujete, ki zadovoljuje vse vaše potrebe, ki je enostavna za uporabo in de je visoko integrirana. To ni nujno vedno resnica.

Prosite dobavitelja vašega bodočega ERP sistema, da vam pusti instalacijo programske opreme. Največkrat je možno dobiti celoten funkcijski sestav brezplačno za določen čas (npr. 60 do 90 dni). Spodbudite vaše direktorje in ostale uporabnike sistema, osebe iz informatike, da se vključijo v pregled sistema. Preverite ali je sistem fleksibilen. Če je le možno vnesite nekaj podatkov iz lastnega polsovanja. Npr. vnesite podatke v modul planiranja in preverite če se prikažejo v finančnem planu. Ali so podatki vidni v poročilih? Ali so vaši informatiki preverili shranjevanje podatkov, kakšna je intergriranost sistema, kako se pripravijo poročila, konsolidacije in poslovne analize? Če te funkcije niso integrirane v sklopu ene baze podatkov, potem zelo verjetno nimate pred sabo pravega ERP sistema, ki zagotovo ne bo v stanju rešiti vaših poslovnih problemov. Prevrite ali vam ponujajo ERP sistem na način, da ima vsako podjetje svojo ločeno bazo in ali so v tem primeru podprti najsodobnejši protokoli komunikacije kot npr. XML in format zapisa XBRL.

V teku predstavitve zahtevajte, da vam pokažejo kako sistem rešuje vsak poslovni problem, ki ste ga predhodno definirali. Bodite odkriti in prijateljsko razpoloženi in vsekakor dajte svojo načelno naklonjenost sistemom, ki so osnovani na ''dobri poslovni praksi'', čeprav to mogoče ni tisto, kar ste pričakovali, da bioste videli na predstavitvi. Izkušeni dobavitelj ERP sistema je imel v svoji praksi priložnost videti dobra in slaba podjetja, zato se pogovorite z njim o njegovih dobrih in slabih izkušnjah iz uvajanja ERP rešitev.

Podrobno preučite metodologijo uvajanja ERP sistema. Metodologija mora vsebovati podroben načrt uvajanja sistema, listo zahtev, ki jih projekt mora rešiti, razne tehnične dokumente in podobno.

Ena najslabših izjav, ki jih lahko nekdo izjavi po koncu uvedne ERP sistema je:''To je točno tisto, kar sem zahteval, ne pa tisto kar sem želel''. Vi in vaš dobavitelj ERP sistema se morata izogibati predpostavkam in na njihovi osnovi sklepati. Zatorej vse dokumentirajte in nič ne predpostavljajte!

Nasvet številka 3: Bodite vključeni

Potem, ko ste končno izbrali ERP rešitev preide projekt v roke vaših informatikov in zunanje hiše, ki ste jo izbrali za uvajanje sistema. Zelo pomembno je, da so ključne osebe podjetja tudi člani projektnega tima za uvajanje novega sistema. Struktura poslovnega sistema je sicer osnova za formiranje in izgradnjo vašega ERP sistema, vendar je prisotnost odgovornih oseb pri reševanju pomembnih vprašanj v zvezi s potekom projekta ključnega pomena.

Če v teku uvajanja ERP rešitve niso vključeni vsi vidiki poslovnega sistema bo ekipa, ki se ukvarja z implementacijo zelo verjetno naredila rešitev, ki bo v skladu z njihovimi najboljšimi praktičnimi izkušnjami. Brez sodelovanja članov tima, ki dobro poznajo poslovni sistem, se lahko zgodi, da taka rešitev ni dobra in uporabna. To je ključni trenutek, v katerem po navadi pride do vzroka za odmik uvedbe ERP sistema od začrtane poti in s tem do preseganja predvidenih stroškov in predvidenega časa.

Ne glede na redne sestanke, ki jih bo imela ekipa za uvajanje sistema z odgovornimi ljudmi v vašem podjetju je potrebno razmisliti o formiranju skupine uporabnikov še preden je sistem zaživel. Vsakodnevno delo teh ljudi bo odvisno od vašega bodočega sistema in načina kako je le ta zgrajen. Zato je zgodnje vključevanje uporabnikov v proces uvedbe ERP sistema ključnega pomena.

Nasvet številka 4: Držite se zastavljenega načrta

Izkušeni strokovnjaki s področja implementacije ERP sistemov vedo povedati, da je pri vseh neuspelih implementacijah bil čas tisti, ki je igral ključno vlogo. Sčasoma ljudje izgubljajo koncentracijo in postopno prehajajo v fazo stresa. Ključni faktor pri upoštevanju časovnih omejitev (in s tem v večini primerov tudi predvidenih stroškov) je dodajanje novih funkcionalnosti v sistem v času njegovega uvajanja, ko je s projektno dokumentacijo že definirana končna oblika in sestava novega sistema. Ko pride v fazi uvajanja do potrebe po novi funkcionalnosti je velikokrat slišati stavek:'' Ni nujno, je pa praktično.'' Če taka zahteva ni že v samem začetku definirana kot del projekta priporočamo, da funkcionalnosti, ki ni kritična je pa praktična izognete. Takšne zahteve zabeležite in jih definirajte kot drugo fazo projekta, ki bo postala aktualna potem, ko je prva faza predana v uvedbo in se z njo že tudi operativno dela.

V fazi priprave plana projekta priporočamo, da se definira uvedba ERP sistema v skladu s fazami uvedbe. To ni toliko pomembno za manjša podjetja medtem ko je za zahteve sistem podjetij oz. za velika podjetja to ključno. Uvajanje ERP sistema po fazah vam omogoča, da relativno hitro preidete v operativno fazo (uporaba), uporabniki se tako lažje privadijo na novi sistem, takoj vidijo prednosti in koristi novega sistema in se tako v času celotnega uvajanja vzdržuje entuzijazem.

Glede na to, da so moderni ERP sistemi integrirani in osnovani na vrhunski tehnologiji v katero je v fazi uvajanja vgrajen vaš poslovni model, je krivulja učenja z uvajanjem novih funkcionalnosti zelo strma (hitro obvladovanje vsebine).

Zaključek:
Vsi vemo kako je mogoče pojesti slona: grižljaj po grižljaj. Uvedba ERP sistema je prav tako veliki projekt, ki ga je možno obvladati korak po korak. Z natančnim definiranjem vaših poslovnih problemov, kritično oceno dobavitelja, programske rešitve in metodologije uvajanja , aktivnim vključevanjem v projekt in proces uvedbe, s striktnim izvajanjem v okviru postavljenega načrta (stroškovnega in finančnega) lahko zagotovo zmanjšate stroške in tveganje na najmanjšo možno mero in hkrati povečate priložnost za uspešno implementacijo vašega ERP sistema.